Caisse et paiements

Fermeture – Transactions – Remboursements – Problème chargement iPad

Ouverture de la caisse

  1. Compter la caisse. Il devrait normalement y avoir 50$ en argent comptant. Remplir la section ouverture du bordereau de dépôt papier. (Le samedi et le dimanche, il n’est plus nécessaire de remplir un bordereau au moment du changement de quart de bénévolat, sur l’heure du midi.)
  2. Dans l’application Square, aller dans Rapports > Solde actuel, choisir Début de session. Entrez le montant d’argent que vous avez compté dans la caisse. S’il n’y avait pas 50$, veuillez en avertir le comité finances (finances@laremise.ca) et indiquez dans le champ le montant réel qui se trouve dans la caisse.
    Si vous oubliez de faire cette étape, le système vous fera ouvrir une session lorsque vous entrerez la première transaction, ça revient au même.
  3. Le lecteur devrait automatiquement se connecter au iPad via Bluetooth (sans-fil). S’il ne l’est pas, vérifiez que le câble USB du lecteur (sa source d’alimentation électrique) est bien branché. La connection de l’Ipad au lecteur de carte est parfois capricieuse. Dans ce cas, fermer complètement l’application Square (« swiper vers le haut » la petite fenêtre représentant l’application Square).

Fermeture de la caisse et dépôt

  1. Compter la caisse, remplir la partie fermeture du bordereau de dépôt papier.
  2. Aller dans Rapports > Solde actuel, choisir Clore la session.
  3. Dans la case Montant escompté, il est écrit le montant qu’il devrait en théorie y avoir dans la caisse.
  4. Dans la case Montant effectif, écrire le montant qui est réellement dans la caisse.
  5. Déposer l’argent excédant 50$ avec le bordereau de dépôt dans le coffre. Prévilégier de garder le petit change dans la caisse et préférer de mettre les billets dans le coffre, sauf si le montant à mettre dans le coffre ne le permet pas.

Transactions comptant, débit et crédit

  1. Sur l’IPad, à partir de l’onglet Caisse, chercher le/la membre dans la liste des clients existants. Toute transaction doit être associée à la personne qui la paye.
  2. Si le/la membre ne se trouve pas dans la liste des clients existants, créer un nouveau profil client en fournissant les renseignements suivants: prénom, nom, courriel (ou utiliser l’outil MyTurn/Square via l’ordinateur de l’accueil: entrer le numéro de membre MyTurn pour créer automatiquement un profil Square avec le prénom, nom et courriel de la personne).
  3. Ajouter les items dans la facture.
  4. Cliquer sur Facturer.
  5. Si paiement en espèces,  sélectionner dans la rangée Espèce le montant exact remis par le/la membre. L’application indique ensuite le montant à remettre.
  6. Si paiement par carte (Visa ou Mastercard seulement), passer la carte devant le lecteur.
  7. Envoyer la facture par courriel, si désiré.

Remboursements – Sur décision du comité Finances seulement

  1. Écrire à finances@laremise.ca en incluant le numéro de transaction Square, l’item et le montant à rembourser ainsi que la justification. Ne faire aucun remboursement sans avoir obtenu l’autorisation.
  2. Le remboursement se fera en fonction du mode de paiement initial.
    1. Remboursement en argent comptant: prendre l’argent dans la caisse et faire un reçu en inscrivant la mention “remboursement”.
    2. Remboursement débit ou crédit: appuyer sur le bouton vert du terminal et choisir l’option “remboursement” à l’aide des flèches. Entrer le montant à rembourser et remettre le terminal au membre. Imprimer les reçus de transaction et conserver la copie « Marchand » dans la petite caisse.

Remboursement d’une part sociale – via le comité Finances seulement

Si une personne membre souhaite quitter la coopérative, deux choix sont possibles.

  1. Donation – Le membre fait un don de la valeur de sa part sociale
    1. Envoyer un courriel à finances@laremise.ca en incluant le nom et le numéro myTurn du membre. Si le bénévole à l’accueil envoie le courriel, il doit s’assurer de mettre le membre en Cc sur la demande.
    2. Comité finances : Mettre à jour le registre des membres et faire une écriture comptable entre le poste de retrait de parts sociales et celui des dons
  2. Remboursement – Le membre se fait rembourser la valeur de sa part sociale
    1. Dans Square, retrouver la transaction initiale d’achat de part de sociale pour ce membre en faisant une recherche.
      1. Effectuer un remboursement à travers Square selon le mode de paiement utilisé originalement.
      2. Envoyer un courriel indiquant qu’un remboursement a été effectué à finances@laremise.ca en incluant le nom et le numéro myTurn du membre.
    2. Si la transaction n’est pas dans Square (ex. la personne est membre depuis très longtemps)
      1. Envoyer un courriel indiquant qu’un remboursement est requis à finances@laremise.ca en incluant le nom, le numéro myTurn et un spécimen chèque du membre afin qu’il puisse recevoir un remboursement par dépôt direct d’ici 2-4 semaines.
      2. Si le bénévole à l’accueil envoie le courriel, il doit s’assurer de mettre le membre en Cc sur la demande.
    3. Comité finances : Mettre à jour le registre des membres et faire une écriture comptable entre le poste de retrait de parts sociales et celui du compte de dépôt en fonction de la date du remboursement.

Problème de chargement du iPad pour Square

Il arrive que le iPad cesse de se charger. Il faut alors le retirer du socle et forcer son redémarrage. Voici les étapes à suivre:

  1. Utiliser la clé pour déverrouiller le socle où se trouve le iPad. Cette clé est dans la boîte du système Square (grosse boîte blanche qui se trouve près du coin cuisine dans l’atelier couture).

  1. Effectuer la procédure suivante: https://support.apple.com/fr-ca/HT211203
  2. Remettre le iPad sur le socle et vérifier si le chargement se fait. Si oui, verrouiller le iPad et remettre la clé dans la boîte, puis rapporter la boîte dans le coin cuisine.