Gestion des outils (Outils brisés/perdus par le membre, Outils introuvables/Retrouvés, Ajout)

Bris d’outils (bibliothèque) ; Bris d’outils (atelier)  ; Items introuvables ou retrouvés ; Ajout au catalogue

Dernière mise à jour 10 Novembre 2021

TRAITEMENT DES OUTILS/OBJETS BRISÉS OU PERDUS PAR LE MEMBRE

Cela semble évident mais il est important de préciser ici que l’on ne traitera pas de la même manière un bris qui est dû à l’utilisation et à l’usure normale de l’appareil à un bris dû à une mauvaise utilisation ou à la négligence du membre. Dans le premier cas, aucun frais ne sera facturé au membre. Dans le deuxième, celui ou celle-ci devra payer les frais de réparation ou de remplacement.

  1. Aviser le.a membre qu’en cas de perte, vol ou bris résultant de sa négligence ou d’un usage non conforme, elle sera facturée pour la valeur de réparation ou de remplacement de l’outil plus un coût administratif de 5$. Pour un bris mineur, invitez le.la membre à faire un don.
  2. Aviser le.a membre qu’un.e responsable du comité Outils communiquera avec elle dans les prochaines semaine

 En cas d’oubli ou de vol, les membres fautifs seront contactés.

Consultez le document suivant pour s’aider dans l’explication  https://docs.google.com/document/d/1k2ZcUxKTyC1-FdzFESXrrGT-vqRMQxuAbnWsxX5BrOw/edit

BRIS – Traitement des bris lors du retour des items

Lorsqu’un.e bénévole constate un bris sur un objet/outil (lors du retour de prêt par exemple). 

  • NE PAS jeter un outil/objet ni le supprimer du catalogue, même s’il semble irréparable. Le comité Outils s’en chargera s’il ne peut être remplacé.
  1. NE PAS tenter de réparer un outil sauf si vous êtes habilité.e à le faire.
  2. Dans myTurn :
  • Ouvrez la fiche de l’outil et cliquez sur “Modifier”.
  • Cochez le statut “00 – Outil en réparation”.
    !!! NE PAS UTILISER le statut “disabled”. Cela supprimerait l’outil du catalogue!
  • Dans le champ “Maintenance” (en bas à droite) : inscrivez la date AAAA/MM/DD, votre nom, la raison du bris, de la pièce à changer ou tout autre commentaire qui pourrait aider le comité Outils. 
    SVP Maintenir l’ordre chronologique inverse afin de voir le commentaire le plus récent en haut du champ
  • Enregistrez

3. Collez une note sur l’outil indiquant qu’il est brisé et la date.
4. Déposez l’outil sur l’ étagère explicitement identifiée à cet effet dans l’armoire / cage noire.

NE PAS DÉPOSER l’outil dans d’autres espaces (établi du comité outils, étagères des réparations en cours, etc.).

BRIS – Cas des items brisés des ateliers (ateliers Bois, Couture ou Vélo)

  1. Ne jamais tenter de réparer un outil de l’atelier sauf si vous êtes habilité à le faire.
  2. Prendre en note les détails du bris ou de la pièce à changer.
  3. Coller un ruban rouge sur l’outil en indiquant qu’il est “hors d’usage” et déposer l’items dans un placard fermé à l’usage unique des bénévoles des comités Bois, Couture ou Vélo.
  4. Écrire au Comité Outils et au Comité correspondant (Bois. Vélo, Couture) pour informer les bénévoles de ce comité de la situation. Indiquer la nature du bris, des pièces à changer ou tout autre indication utile pour la réparation de l’item.

PERTES – Traitement des pertes (partielle ou totale) :

Si un.e bénévole constate la disparition d’un outil (perdu par un.e membre, introuvable sur les tablettes, suspicion de vol, etc.) :

  1. NE PAS supprimer un outil/objet perdu du catalogue. (Disabled)
    Le comité Outils s’en chargera s’il ne peut pas être remplacé.
  2. Informez le.a membre de la politique d’évaluation du coût de remplacement des outils: ielle sera facturé.e pour la valeur de réparation ou de remplacement de l’outil plus un coût administratif de 5$.
    Pour un bris mineur, invitez le.la membre à faire un don. Aviser le.a membre qu’un.e responsable du comité Outils communiquera avec elle dans les prochaines semaines.
  3. Dans MyTurn :
  • Ouvrez la fiche de l’outil et cliquez sur “Modifier”.
  • Cochez le statut “01 – Outil perdu ou manquant”.
    !!! NE PAS UTILISER le statut “disabled”. Cela supprimerait l’outil du catalogue!
  • Dans le champ “Maintenance” (en bas à droite) : inscrivez la date AAAA/MM/DD, votre nom, la raison du bris, de la pièce à changer ou tout autre commentaire qui pourrait aider le comité Outils.
  • Enregistez
  • Envoyer un courriel à anais@laremise.ca, ajouter outils@laremise.ca en copie conforme (CC), avec les informations suivantes:
    – nom et numéro de membre
    – numéro de l’outil
    – nature du bris ou indication que l’outil est perdu

INTROUVABLE – Outil présent dans la bibliothèque mais introuvable au catalogue

  • Cherchez l’outil sans “R” ni  “0” précédant la référence. Exemple : l’outil R-0123, se trouve à “123” dans le catalogue.
  • Faire la recherche en cochant la case “Voir les outils non-disponible”.
  1. Si l’outil apparaît et après vérification est fonctionnel : ouvrir la fiche de l’outil, cliquez sur “Modifier”
  • Décochez le statut “Disabled” (car oui il y a eu des erreurs de manipulation dans le passé)
  • Enregistrez. 
  • Remettez l’outil dans la bibliothèque.
  1. Si l’outil apparaît mais n’est pas fonctionnel: suivez la procédure de traitement des bris
  2. Si l’outil n’apparaît toujours pas : contactez le comité Outils par courriel avec le numéro d’outil et une photo.

INTROUVABLE – Outil introuvable dans la bibliothèque bien qu’avec un statut « disponible » dans myTurn

  • Ouvrez la fiche de l’outil dans MyTurn et cliquez sur “Modifier”.
  • Cochez le statut “01 – Outil perdu ou manquant”.
    NE PAS UTILISER le statut “disabled”. Cela supprimerait l’outil du catalogue!
  • Laissez une note dans la section « Maintenance » (en bas à droite) : inscrivez la date AAAA/MM/DD, votre nom et indiquez que vous n’avez pas été en mesure de trouver l’item sur les étagères.
    SVP Maintenir l’ordre chronologique inverse afin de voir le commentaire le plus récent en haut du champ
  • Enregistez
  • Mettre à jour la liste « Wiki -suivi des outils perdus ou introuvables » disponible sur le Drive.

OUTIL RETROUVÉ – Noté comme perdu ou manquant

  • Ouvrez la fiche de l’outil dans myTurn et cliquez sur “Modifier”.
  • Décochez le statut “01 – Outil perdu ou manquant”.
  • Enregistrez

AJOUT D’UN OUTIL AU CATALOGUE MyTurn

⚠️Seul.e.s les membres du comité outils sont autorisé.e.s à faire les opérations ci-dessous

https://docs.google.com/document/d/11LkUjvBJm_oPF7yI6-mpOJpBhM5uU2-1QFqGRZAJWXA/edit