Consignes pour le remboursement de dépenses des bénévoles

5 mois ago
La Remise
3 minutes

1. APPROBATION AVANT DE FAIRE UN ACHAT

Les dépenses doivent être approuvées par votre comité ! Les dépenses n’étant pas pré-approuvées ne seront pas remboursées!

  • Les comités peuvent pré-approuver des dépenses non subventionnées pour un total de
    • Biblio : 200 $ par succursale
    • Bois : 200 $
    • Couture : 100 $
    • Communications : voir coordo, selon budget annuel accordé
    • Vélo : 500$ par mois pour marchandises
  • Activité pour bénévoles : maximum 5$ par personne, 150$ si inter succursales et AGA.
  • Les bourses Desjardins financent des achats de marchandises équipements – la coordination vous donnera le budget accordé ET L’APPROBATION
  • Pour toute autre dépense au-delà des points ci-haut, envoyez un courriel au comité Finances finances@laremise.ca / finances.laremise@gmail.com indiquant les raisons pour la dépense. La réponse peut prendre un délai d’une semaine, vous devez donc prévoir vos dépenses et vos demandes à l’avance. Le comité Finances se réserve le droit de poser toutes les questions nécessaires si les dépenses demandées semblent excessives.
  • Pour une dépense de plus de 1 000$, le comité finances fera appel à l’approbation du CA. Vous devrez présenter au moins 2 devis différents ou justifier pourquoi vous n’en avez qu’un seul.


2. FAIRE LES ACHATS

  • Achat en ligne : sauvegarder le courriel de confirmation de la commande en pdf (avec la fonction imprimer) avec le prix et la description de l’article ou les articles
  • Achat de seconde main sur kijiji ou Marketplace : il n’y aura pas de facture donc faites une photo ou une capture d’écran de l’annonce AVANT d’acheter (ensuite, l’annonce va sans doute disparaître!), puis joignez cette image avec le prix et le nom de l’article ; faites SIGNER UN REÇU PAR LE VENDEUR pour le prix final
  • Achat en commerce : vous pouvez écrire sur la facture la raison (ex. formation couture) puis photographiez la facture
  • Envoyez la facture à finances.laremise@gmail.com en les renommant

ANNÉE-MOIS-JOUR MAGASIN MONTANT type de dépense.

Exemple : 2026-01-12 AMAZON 142,50$ brouette


3. COMPLÉTER LE GOOGLE SHEET (Compte de dépenses)

  • Le document Compte de dépenses est sur le Google Drive disponible ici
  • Remplir une ligne pour chaque facture, remplir toutes les informations demandées
  • Il faut plusieurs lignes si la facture a besoin d’être divisée en plusieurs catégories de dépenses (plusieurs postes comptables), Exemple :
    • ligne 1 : objet d’inventaire, Rona facture de 80$, montant 34$ joindre facture 1e fois
    • ligne 2 : fournitures pour biblio, Rona facture de 80$, montant 46$, joindre facture 2e fois
  • Joindre vos factures au google sheet : joignez la facture correspondant dans la colonne “Montant” au bout de chaque ligne (lien sur la colonne “montant”).
  • Prenez bien note que nous devons impérativement avoir vos factures pour effectuer vos remboursements!
  • Si vous avez de la difficulté avec le google sheet, vous pouvez envoyer vos factures en pièces jointes à finances.laremise@gmail.com

4. ENVOYER UN SPECIMEN DE CHÈQUE

  • À finances.laremise@gmail.com
  • Si c’est votre première demande de remboursement ou si vous avez changé de compte bancaire, merci de nous joindre vos coordonnées bancaires (ex. spécimen de chèque ou formulaire de dépôt direct) pour que nous puissions paramétrer le virement.
  • Ce n’est pas nécessaire de le joindre à nouveau si vous avez déjà demandé un remboursement dans le passé.

FIN