Tu accompagnes un.e bénévole en formation à l’accueil? Voici une liste d’éléments à explorer ensemble!
Premiers pas du bénévole en formation:
1️⃣ Les bases de l’accueil:
- Présenter La Remise: ses missions, ses services, les types de membres et les coûts liés à la bibliothèque et aux ateliers.
- Expliquer les principales tâches de l’accueil.
- Faire une visite des locaux: montrer les essentiels dans le bâtiment (bibliothèque, ateliers, établi du comité outils, local/placard ménage, imprimante, boite de premiers soins, extincteurs, …).
2️⃣ Prendre l’accueil en main:
🧭 Se repérer dans les outils numériques: Montrer où se trouve les logiciels de gestion et expliquer leurs fonctionnalités:
- ARmember pour la gestion des membres et leurs abonnements
- MyTurn pour la gestion des emprunts et des retours de la bibliothèque
- Square pour les transactions financières
- Wiki La Remise pour trouver les procédures
🖥️ En pratique: Laisser la main sur l’accueil des membres et les logiciels au maximum à la personne en formation. C’est en faisant qu’on apprend!
- Inscription, abonnements, première visite et renouvellement d’abonnement – Bibliothèque et ateliers
- Utilisation des ateliers (bois, textile, vélo)
- Bibliothèque d’outils:
- Emprunt et prolongation
- Retour
- Retards et frais
- Outils formidables
- Transactions:
- Ouverture de caisse
- Encaissements (les encaissements de la carte cadeau prépayée avec le QRcode des consommables sont plus compliqués, prenez le temps de voir ensemble comment faire!)
- Fermeture de caisse et dépôt
- Outils: dons, bris, pertes
- Communication: répondre aux courriels de l’accueil et savoir quand référer aux différents comités de La Remise
- Comment chercher dans les procédures (papier et en ligne)
- Tâches à faire pendant un quart de travail
- Les procédures en cas d’urgence
- Ouverture et fermeture du local, le faire avec la personne
3️⃣ A la fin de sa première séance de bénévolat, le/la bénévole peut:
- Payer sa part sociale
- Créer son compte MyTurn (si pas encore existant)
- Signer la convention réciproque de bénévolat sur MyTurn (onglet contrat du compte)
Un.e bénévole autonome (au bout de 3 mois ou plus) est un.e bénévole qui:
🫡 Pour accueillir un.e nouveau.elle membre:
- Sait accueillir un.e membre et présenter La Remise et ses services, ses types de membres, ses différents tarifs.
- Connait la procédure d’adhésion d’un nouveau membre
- Sait vérifier les données sur la fiche d’une nouveau membre (validation de l’adresse courriel, enlever compte à vérifier sur MyTurn…)
- Sait comment faire signer le contrat d’utilisation de la bibliothèque aux membres.
🪛 Pour gérer la bibliothèque:
- Sait valider les retours d’outils et objets (vérifier l’état, placer sur les étagèes, manipuler le compte dans MyTurn)
- Sait effectuer un renouvellement
- Connait la procédure du traitement des outils brisés (informer membres des frais, mettre une note dans fiche MyTurn, placer objet à l’endroit adéquate, écrire un courriel à outils@laremise.ca)
- Sait comment traiter les dons non validés et les dons validés par le comité Outils
- Sait rajouter un items dans l’inventaire
💰 Pour les paiements:
- Savoir ouvrir et fermer la petite caisse et la session de Square
- Faire payer un.e nouveau membre avec Square
- Savoir faire un dépôt dans le coffre
📢 Sens-toi libre de prendre des initiatives pour améliorer certains aspects qui selon toi pourraient l’être. Tu peux proposer des projets ou bien te porter responsable de mandat tel que superviser l’état d’usure des consommables, organiser des événements de bénévoles, participer à des rencontres extérieures au titre de La Remise, etc… Le bénévolat peut prendre de nombreuses formes!