Renouvellement ; Retours ; Retard ; Outils formidables ; Rappels
Quand un.e membre demande un conseil quant au choix des outils: respecter votre niveau de connaissance et référer le.a membre au catalogue d’outils en ligne.
Emprunt d’outils
- Pour les emprunts d’outils électriques, demander au membre de brancher l’outil et de le tester devant vous. Valider son fonctionnement et son niveau de propreté
- Dans le menu à gauche, dans le champ Trouver l’utilisateur, chercher le nom du et/ou le prénom du ou de la membre.
- Cliquer sur le nom du ou de la membre dans la liste qui s’affiche
- Vérifier qu’il n’y a aucun avertissement au dossier et lire les notes les plus récentes
- S’il y a un avertissement au dossier du ou de la membre (contrat, preuve d’adresse, etc.), ielle ne peut emprunter avant d’avoir rectifié la situation
- Cliquer sur Entrées/Sorties en haut à droite
- Dans le champ Emprunts, entrer le numéro de l’outil et cliquer sur le bouton bleu
- Vérifier que le nom de l’outil qui s’affiche correspond à l’outil emprunté pour éviter les erreurs
- Cliquer sur Enregistrer la transaction au bas de la page
- Le reçu de transaction s’affiche. Vérifier que le nombre d’outils inscrit au bas de la page correspond au nombre d’outils empruntés par le.a membre
Emprunt d’outils avec la carte 30 points
— NOUS NE VENDONS PLUS DE CARTE À POINTS MAIS NOUS ACCEPTONS ENCORE CELLES QUI SONT EN CIRCULATION —
- Suivre la procédure Emprunt d’outils plus haut
- Biffer sur la carte du ou de la membre le nombre de points correspondant aux outils à emprunter (3 points par outil manuel, 10 points par outil électrique).
- Dans le dossier myTurn du ou de la membre, indiquer dans le champ Avertissements : la date, le nombre de points restants et vos initiales.
Renouvellement d’outils
- Dans le menu de gauche, dans le champ Trouver l’utilisateur, entrer le nom ou le numéro du ou de la membre
- Cliquer sur le bouton Transactions en haut à droite et vérifier que les outils n’ont pas déjà été renouvelés une première fois. Si cela est le cas, le renouvellement est interdit
- Cliquer sur Entrées/Sorties en haut à droite: la liste des outils que le membre a en sa possession est affichée
- Vérifier que les outils ne sont pas en retard. Si c’est le cas, le renouvellement est interdit
- Pour chaque outil que le membre souhaite renouveler, cliquer sur Renew à droite de l’outil
- En bas de la page, cliquer sur Enregistrer la transaction. Un reçu est automatiquement envoyé au ou à la membre par courriel, avec la nouvelle date de retour
- Enregistrer la transaction
Retour d’outils
- Demander à la membre si l’outil a bien fonctionné et faire un examen visuel de l’outil afin de s’assurer qu’il est propre et qu’il n’y a pas de bris apparent ou d’élément desserré
- Pour les emprunts d’outils électriques, demander au membre de brancher l’outil et de le tester devant vous. Valider son fonctionnement. Vérifier s’il y a des bris apparent
- Contrôlez la propreté de l’outil. Au besoin, dirigez le membre emprunteur vers la station de nettoyage (lingettes en tissu, souffleur d’air) si à l’évidence, aucun effort n’a été fait pour rapporter l’objet/outil un minimum en état.
→Cas des objets/outils possédant un ou plusieurs éléments détachables (kit de brassage, chaudron, scie égoïne avec clé, mallette de scie, boîte de forets, déshydrateur, etc): Vérifiez en comparant l’objet/outil avec la ou les photos de sa fiche que tous les éléments sont présents.
→Cas des appareils possédant des piles rechargeables (ampèremètre, niveau laser, etc) : Vérifiez que les piles sont à l’intérieur. (Le poids de l’objet/outil est un bon indicateur).
- Si l’outil présente un bris: suivre la procédure « outil brisé (bibliothèque)»
- Si l’outil est très sale ou mal entretenu: aviser le membre qu’il est responsable de nettoyer l’outil avant de le rendre et diriger le vers la station de nettoyage (lingettes en tissu, souffleur d’air)
- Dans le menu à gauche, dans le champ Trouver l’utilisateur, entrer le nom ou numéro du membre
- Cliquer sur Entrées/Sorties en haut à droite
- Cliquer sur Check In
- En bas de la page, cliquer sur Enregistrer la transaction. Un reçu est automatiquement envoyé à la membre par courriel, avec la nouvelle date de retour
Outils et frais de retard
- Déterminer la catégorie de l’outil en consultant sa fiche myTurn
- Faire le retour de l’outil selon la procédure Retour d’outils
- Facturer les frais au membre selon le tableau ci-dessous.
- Attention: les frais de retard sont chargés à la semaine (pour éviter que les frais soient exorbitants), mais commencent à s’appliquer dès la première journée ouvrable de retard.
Ex.: Outil électrique dû pour le samedi, rapporté le lendemain (dimanche) = 1 jour de retard = 5 $ de frais
Si ce même outil est rapporté le dimanche d’après = 2 semaines de retard = 10$ de frais
| Outil manuel | 2$ par semaine |
| Outil électrique | 5$ par semaine |
| Outil formidable | 40$ par semaine |
Outils et frais de retard – situations particulières
- Amende maximale: coût de remplacement de l’outil + 5$ de frais administratifs. Si les frais de retard semblent dépasser la valeur de remplacement de l’outil, mettre un avertissement au dossier myTurn du membre et envoyer un courriel à coordo@laremise.ca
- Membre qui ne paie pas les frais de retard: l’aviser qu’il ne pourra pas emprunter d’autres outils et mettre un avertissement
- Arrangement spécial pour frais de retard: si le membre souhaite obtenir un arrangement de paiement pour ses frais, mettre un avertissement et envoyer un courriel à coordo@laremise.ca
Rappel – Membres ayant des outils en retard
- Identifier les membres qui ont des outils en retard
- Sur la page d’accueil de myTurn, cliquer sur « Prêts », puis « Paiements dûs aujourd’hui ou impayés » (ou utiliser ce lien). La liste des outils s’affiche alors. On peut les trier par date de retour en cliquant sur la colonne « Dû »
- Vérifier dans avertissements si chaque membre a déjà été contacté pour son retard ainsi que la date du dernier rappel
- Contacter les membres qui ont des outils en retard et qui n’ont jamais été avertis par téléphone, ou par courriel s’ils n’ont pas de boîte vocale. Indiquer au membre (a) votre nom, (b) les outils en retard et la date de retour qui était prévue, (c) les frais de retard à ce jour et (d) les heures d’ouverture de la Remise
- Important : Documenter votre appel ou courriel en ajoutant un avertissement qui indique: (a) “membre contacté pour retard”, (b) le mode de communication, (c)la date à laquelle le membre peut rapporter les outils, si applicable, (d) la date en forme AAAA-MM-JJ et (e) vos initiales entre parenthèses
- Envoyer un courriel de rappel aux membres qui ont des outils en retard et qui ont déjà été avertis par téléphone ou courriel si cela fait quelques jours
- Attention : plusieurs outils peuvent être empruntés par la même membre, ne pas faire des rappels séparés pour chaque outil, mais un seul pour l’ensemble.
Rappel – Membres ayant des outils à rendre le jour même
- Vérifier les membres qui ont des outils à rendre le jour même
- Dans myTurn, dans le menu à gauche, sélectionner « Nombre d’emprunts », puis « Paiements dûs aujourd’hui ou impayés ». La liste des outils en retard et des outils à rendre le jour même s’affiche
- À l’aide de la date, déterminer les outils à rendre le jour même.
- Contacter les membres qui ont des outils en retard par téléphone environ deux heures avant la fermeture du local
- Attention : plusieurs outils peuvent être empruntés par la même membre, ne pas faire des rappels séparés pour chaque outil, mais un seul pour l’ensemble.
Outils formidables
Définition: Un outil est catégorisé comme « formidable » si:
– Il a été acheté neuf
– Ou il a été acheté et a une valeur marchande importante (= est cher)
– Ou il nécessite un entretien régulier qui est couteux ou nécessite d’être souvent réparé, ce qui est couteux aussi.
– Ou il est plus complexe d’utilisation et il faut avoir une vrai bonne connaissance de cet item pour l’utiliser correctement, ne pas se blesser ou l’abimer.
Remarque: Un item peut redevenir « non formidable » une fois que son achat a été rentabiliser. Un item peut rester « formidable » même après rentabilisation s’il continue d’être une charge financière pour son entretien / réparation.
- Condition d’emprunt: posséder un abonnement annuel ou mensuel
- Prêt d’une semaine, renouvelable.
- Il y a des frais supplémentaires pour l’emprunt d’un outil formidable: 10$ par semaine. En cas de renouvellement, il faut payer 10$ à nouveau. Dans ce cas, mettre une note dans la section « Avertissement » pour indiquer que le membre devra payer ce frais lors du retour de l’outil formidable.
- Frais de retard: 40$ par semaine
- Suivre la procédure Emprunt d’outils
